إستراتيجية إدارة الوقت
اولاً : المفهوم والأهمية
" تطلع الى المستقبل , لقد تم انشاؤه فعلاً "
) B. de Jouvene)
هل هنالك فعلا إدارة للوقت ؟ ماهي فلسفة ادارة الوقت ؟
لكي نحصل على معنى واضح لاستراتيجية ادارة الوقت نقول ان استراتيجية ادارة الوقت هي عكس معنى التشويش والاضطراب , وحياة الفوضى , وانعدام الرقابة والمسئولية . والاستغراق في الحاضر والتصرف وفق الافعال وردود الافعال . وغياب الرؤية واستشراف المستقبل , وعدم وجود خطط استراتيجية . وغياب الاحساس عند العاملين في المنظمة باهمية الوقت .
وفي واقعنا المعاصر , اصبح الوقت عاملاً حاسماً امام المديرين .. ومتخذي القرارات
في الادارات العليا .وايضا المدراء التنفيذيين في الادارات الوسطى .
ومدراء الاقسام ومسئولي العمال ( Supervisors ) , وفريق السكرتاريا .
" الكثيرون يخشون مايوحي به اسم ادارة الوقت من تعقيد .. لكن الواقع ان هذا هو بالضبط مايسهل الامور .. وهنا ننصح بالتبسيط فكلما كان النظام معقداً , كلما صعُب تطبيقه .
وبالتالي تخف قدرتك على تطبيقه , ويصبح معرضا للانهيار .. وبإمكانك تصميم نظام برمجة وقتك ليلائم احتياجاتك , وليكون مساعداً في تحقيق الاهداف .. لذلك يجب ان تستخدم مهاراتك لتقودك الى اهدافك , ولان تلتقي مع احتياجاتك , وتتناسب مع شخصيتك . " ( 1 )
واوضح ( الجريسي ) في تعريفه لمفهوم ادارة الوقت : " انها لاتنطلق الى تغييره , ولا الى تعديله , بل الى كيفية استثماره بشكل فعًال , ومحاولة تقليل الوقت الضائع هدراً , دون فائدة او انتاج , وبالتالي رفع انتاجية العاملين , خلال وقت عملهم المحدد " . انتهى
ان مصطلح ادارة الوقت هو مفهوم استراتيجي حديث , ينبع من الرؤية العامة لرسالة المنظمة , ويصاحب تقنيات هذا المفهوم والياته , كل مرحلة من مراحل العملية الادارية او الانتاجية , للافراد , او الالات .
اذ ان معرفة تنظيم الوقت , وكيفية ادارته , تساعدنا كثيراًعلى فهمه .
وتعرف استراتيجية ادارة الوقت بمفهومها الواسع بانها :
الادراك الواعي بفن استخدام الوقت , والمعرفة العملية بكيفية استغلاله بفاعلية , من اجل زيادة الانتاجية , ورفع معدلات اداء الافراد , من اجل تحقيق الاهداف التي تم تحديدها . على ضو خطوط ومسارات واضحة ترسم معالم وشكل المنظمة في المستقبل .
وفي المنظومة الادارية , وهيكلية البناء الاداري , وتقسيمات الكوادر الوظيفية , ليس هناك بالمعنى المتعارف عليه , قسم , او وحدة , لادارة الوقت في المنظمة , مثل قسم الانتاج , او ادارة الانتاج ,
او وحدة متابعة العمليات الانتاجية , او ادارة التسويق . ا او مسئول , او مدير عن إدارة الوقت .
بعض منا سمع بمقولة ( Just in time ) وهو الانتاج والتسليم في الوقت المحدد , وحيث الوقت الضائع يساوي صفر .
وهذه الكلمة استخدمت اول مرة في اليايان .
( 1 )( سيباني , سنة النشر ( لاتوجد ) , ص 33 )
حيث كان مركزها في السوق العالمية , ليست كالشكل التي علية الان , والمنتجات الغربية تتفوق على كل شي اخر .
واحد اكبر العوامل المساهمة , في هذا التحول الكبير , هو تطوير اليابان لاستخدام عامل الوقت .
والوقت المحدد بالذات ." ( 1 )
ان اول خطوة في استراتيجية ادارة الوقت هي تحديد الاهداف وذلك بتقسيمها الى ثلاثة مراحل
- حالية او قريبة
- قصيرة المدى
- طويلة المدى
ويجب توضيح هذه الاهداف , ففي غياب الوضوح يصبح من المتعذر معرفة ان مانقوم به فعًالاً , او انه مضيع للوقت .
واساس الادارة الاستراتيجية هي الاهداف البعيدة المدى , فهي التي تمنح المنظمة القدرة على التنبوء بالمستقبل .
فيما تبقى الاهداف الحالية والمتوسطة , مراحل , وخطوات ضرورية لتنفيذ الاهداف البعيدة المدى .
وتتضمن هذه المراحل , تحديد اولويات الانجاز , فالاحداث والمخاطر الغير متوقعة يمكن بالتخطيط السليم للوقت , تجنبها , او التقليل من اثارها .
ويجب تقسيم جداول العمل والتعود على انجاز مهمة واحدة في العمل الواحد , وتخصيص وقت لاتربكه المقاطعات ,
وتخصيص وقت لانجاز المهام المتاخرة , حتى لايؤدي تراكمها , الى عرقلة المشروع , وتداخل الاعمال , واضاعة الوقت , في المدى البعيد .
وكذلك تفويض المهام , وتوضيح مدى المسئوليات .
وحين اتخاذ قرار بادارة الوقت , ضع في اعتبارك الاتي :
1 – نتائج القرار على اهدافي الشخصية
2 – نتائج القرار على اهداف المرؤوسين
3 – نتائج القرار على اهداف المنظمة ككل
- فوض القرارات المتكررة , والاعمال الروتينية .
يجب على المدير الخروج من دائرة الاصرار على اداء الاعمال بنفسه , فهذه العادات مضيعة للوقت .وتاثيرها يكون سلبياً على الاهداف الاستراتيجية للمنظمة .
( 1 ) ( سيباني , ص 8 , المرجع السابق )
" عندما يقوم الفرد بكل الاعمال تتولد عنده الرغبة والميل للقيام بها دائماً . وحتى التخطيط لايغير ان هناك 24 ساعة في اليوم . فلكي يتم انجاز اهداف المنظمة من الضروري تفويض المسئوليات " ( 1 )
ثانياً : أنواع إدارة الوقت
1 - إدارة وقت الأفراد :
تقول الحكاية , بان ثمة حطاب , دأب على قطع الاشجار باتصال , وفي البداية كان يقطع عشرين شجرة في اليوم , بيد ان معدل الاشجار المقطوعة , اخذ في التناقص بمرور الوقت , وطفق يبذل مجهوداً اكبر ليقطع نفس كمية الاشجار , فاشار عليه صديقه , ان يشحذ فأسه .
فاجاب الحطاب : انني لا املك الوقت , فعلي قطع المزيد من الاشجار .
ادارة وقت الافراد هي قدرة المديرين على استخدام افضل الامكانيات والوسائل المتاحة لزيادة انتاجية الافراد ورفع معدلات الاداء , وتقليل الوقت الضائع الى حدوده الدنيا .
. ومن خلال ادراك اهمية الوقت , وان ما ضاع منه لن يعود , علينا ان نستخدمه بشكل واعي بالتركيز على عاملي التخطيط والتنظيم ,.
وهو مورد محدد يملكه الجميع بنفس المقدار . فالاربع والعشرين ساعة , وهو محتوى اليوم , يتم توزيعه بالتساوي على كل البشر . والادارة الفاعلة هي التي تُحسن توجيه الافراد الى ادارة وقتهم بكفاءة وفعالية .
" نظام ادارة الوقت مبني على الادارة الجيدة , وعلى دفع العاملين للعمل بافضل مايستطيعون و يجاهدون باستمرار الى ايصال النظام الى ابعد قليل في كل مرة . " (2)
وفي المجال التعليمي , يعرف الباحث التربوي ابراهيم عبد الكريم الحسين , عضو الجمعية السورية للعلوم النفسية والتربوية . مهارة ادارة الوقت وتنظيمه , بانها :
" قدرة الطالب , الذاتية
او بمساعدة الاخرين , ( الاهل , المربين ) , على رسم مخطط زمني , ينتظم فيه اداء الطالب
الدراسي , ونشاطه , الاجتماعي , والترفيهي , سواء كان التخطيط , من اجل يوم , او اسبوع , او شهر , او حتى لعام دراسي كامل .
وحتى تكون ادارة الوقت وتنظيمه , فاعلة , ومنتجة , وتنعكس بشكل ايجابي , على مستقبل الطالب , يجب ان يكون لهذه الادارة , نقطة تركيز , بعيدة المدى , تسعى لتحقيقها "
وفي تعريف اخرلادارة وقت الافراد بانه مهارة تعليم المرؤوسين على اداء الاعمال بصورة صحيحة , في الوقت الصحيح . لتحقيق الاهداف المطلوبة .
وتتوقف نتائج ادارة وقت الافراد على عدة عناصر رئيسية هي :
( 1 ) (سيباني , ص134 , المرجع السابق )
( 2 ) ( فيرجينيا كافانه نيري , ليندا جان كولمان , Linda Jane Colman . Virginia Cavanagh Neri . , 1991 , ص 499 ترجمة د . وليد عبد اللطيف هوانه)
1- ادراك المديرين باهمية تطوير الافراد
2- رغبة الافراد الصادقة بضرورة التطوير
3- وضوح الاهداف . وتجنب ان تكون غامضة او غير محددة كان تقول نرغب في رفع الانتاجية , وزيادة كفاءة العاملين . دون ذكر لنسب او معايير يمكن قياسها
4- حدد الاجراءات التي يجب اتباعها
5- توفير الموارد الرئيسية التي تحتاجها لعملية التطوير,
راس مال , كتب , استشارات , معلومات متخصصة . اصدقاء مخلصون ,
ومن الاشياء التي يجب التركيز عليها في ادارة الافراد :
- تشجيع الثقة في النفس , وايجاد الارادة القوية , فبواسطتهما نتمكن من تجاوز الفشل
- التفاؤل , والنظر بايجابية , للمواقف المحبطة
- التدريب على وضع اهداف جديدة
- لا تخلط الاهداف
- اعمل على ايجاد قاعدة اتصالات جيدة مع الاخرين
- انشغل بكامل حواسك وافكارك مع الهدف المطلوب تحقيقه
- تعامل مع المشاكل والصعوبات كفرصة للتعلم
- فكر في النجاح , وساعد الاخرين على النجاح
- عند نجاحك في تحقيق احد الاهداف , امنح نفسك ومرؤوسيك مكافاءة
- تحمل المسئولية الكاملة عن نتائج عملك .
- تعلم الحكمة التي تقول
" ان المشاكل تنشاء من طريقة تعاملك مع الموقف , ولا تنشاء من الموقف نفسه "
- اذا لم تسر الامور كما ينبغي , لا تتهم الاخرين , ابحث عن حلول , وانظر الى المستقبل .
- الشجاعة وتحمل المسئولية تبعدان الشعور بالخوف من الفشل.
- تعلم الافضل دائماً , وحلل طريقتك في العمل , واشرك مرؤوسيك في البحث عن حلول للمشاكل والعقبات التي تحول دون انجاز الاهداف .
-
" الكثير من المديرين وجدوا طرقاً لتحسين ادارتهم للوقت , وقد حددوا عادات عملهم حتى يعملوا بفاعلية اكثر . لقد صقلوا مهاراتهم وتخصصاتهم ويستطيعون الان التركيز على ما يهم . لقد تعلموا ان يتأقلموا مع المقاطعات , وتغيير الظروف , والمطالب التي تُلقى عليهم من قبل الاخرين . لكن المهم اكثر هو ان بعض هولاء المديرين قد شاركوا الاخرين بأساليبهم ,
وخاصة اولئك الناس الذين يعملون لديهم ( مرؤوسيهم ) .
فالتوجيه الفعال والنشط لمرؤوسيهم , من خلال الاجتماعات ومن خلال المقابلات الفردية , اثمر تفاهماً متبادلاً لافضل الطرق للاستخدام الفعًال للوقت , مما أدى لانتاجية افضل , بقدر قليل جداً من الاحباط وبزيادة في الرضا الوظيفي للجميع . " ( 1 )
ومن النصائح التي يوصي بها خبراء إدارة الوقت :
1- تدريب العاملين على تقليل وقت التنقل , والاستفادة من تقنيات الاتصال الحديثة مثل الفاكس , والحاسوب الشخصي , لانجازبعض الاعمال , حتى لاتتراكم المهام المطلوب انجازها اثناء وقت العمل .
( 1 ) ارثر سونداك / ارثر , Arthur Sondak,1991 , ص 309 , ترجمة / هوانه ) .
وتعليمهم مايسمى ( الوقت المرن ) , وهذا يساعدهم على التنقل في الساعات التي يقل فيها الازدحام .
2- تدريب العاملين على الاستفادة من وقت الاسترخاء , وذلك بالتخطيط السليم للمكالمات الهاتفية اثناء السفر . مما يفسح المجال لاستغلال وقت عملهم الرسمي , دون معوقات هاتفية .اواية مقاطعات اخرى .
تقول السيدة ( سوزان تايلور ) , محررة مجلة ( ايسنس ) :
" أنا احب وقتي على الطائرة , انه وقت عظيم لانجاز عملي " .
فهي تحول الوقت الذي يبدو لغالبية الناس انه وقت ضائع , الى فرصة مناسبة لاداء الاعمال .
3- استخدام مفهوم ( التفويض المخطط ) , بين الادارة والعاملين
ويتحدد هذا المفهوم في خمس نقاط رئيسية :
"
- التاكد من الشخص الذي تم تفويض العمل اليه انه لديه الوقت ويمتلك المهارة والقدرة على الاداء
- اشرح ماينبغي ان يتم بالتفصيل وضع حدود التفويض
- اتفق على المستويات التي سيتم بها تقييم العمل
- اتفق على مواعيد محددة لتقديم تقرير عن العمل
- راقب النتائج , واعط التوجيه اذا لزم الامر دون تراجع . " ( 1 )
كما يؤكد خبير إدارة الوقت B . Eugene Griesman ) ) , على فاعلية استخدام المديرين لطريقة قوائم العمل عند ادارتهم لمرؤوسيهم .وذلك لضمان انجاز الاعمال , و لتجنب معوقات هدر الوقت وضياعه .
" كلما اعطيت واجبات لمرؤوسيك , تأكد من انهم يحتفظون بقوائم للامور المطلوبة منهم . اطلب منهم في الاجتماعات التالية , ان يحضروا القوائم ويستعملوها كأساس لتقريرهم عن العمل .
اذا استخدمت القوائم بهذه الطريقة , فسوف تتأكد ان الواجب الذي امليته لم ينته الى النسيان " ( 2)
2 - إدارة وقت المنظمات
اذا كان الوقت هو الحياة , فان ادارة الوقت تعني الطريقة التي نختارها لندير بها حياتنا .
وان الواجبات دائما اكثر من الاوقات .
او كما يُقال في حالة المدير " وقت قليل ومهام كثيرة جداً "
ولذا فهي تتطلب اهتماماً بالغاً بالطريقة التي , نخطط بها اوقاتنا .
والادارة الفعالة للوقت , هي الطريقة التي تحسن بها استغلال الوقت ,
فاضافة 30 دقيقة الى الوقت المخصص للعمل , تعني اضافة شهر عمل كل سنة .
وتبرز اهمية الوقت لدى المديرين من كون انشطتهم موزعة بين اداءالاعمال الادارية
( 1 ) ( How To Get More Done , طبعة منقحة , اعداد وترجمة / سامي بن تيسير سلمان , ص 101
( 2) (ب , اوجين جريسمان , B . Eugene Griesman , , 1998ص 40 , ترجمة فريق بيت الافكار الدولية – امريكا -
اليومية , وبين والتفكير والتأمل في انشطة وفرص واعمال الغد .
" ان اهم هدف في ادارة الوقت , بالنسبة للاداري , هو ان يجد لنفسه وقتاً اكبر تحت تصرفه , وهو الجزء
الوحيد من اليوم الذي يمكن للإداري أن يتحكم فيه ويدعي ملكيته فعلاً .
فالوقت الخاص ضروري للتفكير والتخطيط وحل المشكلات باسلوب مبدع .
لاتقدم ادارة الوقت حلولاً للمشكلات الادارية , ولكنها تُخصص الوقت المُناسب الذي يمكن للمدير ان يجد الحلول , ويخطط للمستقبل , ويقيم مدى التقدم العام . " ( 1 )
والمنظمة الناجحة , هي التي تقوم بعملية تحليل للوقت , وذلك بتحديد كل انواع الانشطة التي تتم داخل المنظمة . ثم تقوم باجراء الاختبارات التالية
1- مدى ضرورة النشاط
2- اختبار الخصوصية , بعدم اداء الاعمال خارج نطاق الاختصاص
3- تطبيق معدل الكفاءة , وان الاعمال تودئ بالكفاءة المعيارية المطلوبة .
4- وجود مواعيد محددة لبداية ونهاية كل عمل .
5- مبداء اعادة التحليل .
اوصى ( بيتر دراكر) , باعادة تحليل الوقت , مرة كل ستة اشهر على الاقل .
وقد ادركت المنظمات اليابانية اهمية عامل الوقت في سوق المنافسة التجارية الواسع , فوضعته على رأس رؤيتها الاستراتيجية ,
" هكذا ولكي تكون الصناعة اليابانية , قادرة على المنافسة ويصبح المدراء , أكفاء حقاً , ويعتمد عليهم , كان لزاماً ان تخرج المنتوجات , ذات الكفاءة العالية , والسعر الرخيص , من مصانع صغيرة , واحياناً عتيقة ,
وبينما اجتمعت عدة مصانع مختلفة , للمساعدة على تحقيق هذا التقدم النوعي , كان السبب الرئيسي للنجاح ثلاثة خطوات :
- تقدير المساحات
- تبني تقنية انتاج نوعي جديد
- تطوير نظام الانتاج
أي بالاختصار , برمجة الوقت , والتخطيط له . "( 2 )
واستطاعت اليابان , تقليل وقت الانتقال من خط انتاجي , الى اخر في صناعة السيارات , الى ثمانية دقائق , في الوقت الذي كانت تحتاج شركة فورد , لاداء نفس المهمة , الى ثماني ساعات .
ومراعاة عامل الوقت , خطوة اساسية ودقيقة , عند وضع الرؤية الاستراتيجية للمنظمة , وتحديد رسالتها . وتعمل ادارة المنظمة على التخطيط لادارة الوقت منذ وضع الاستعدادات الاولى , للمشروع والتجهيز له قبل ان يبداء . والاطلاع على المشروع بنظرة شمولية , ثم النظرة لكل مهمة منفردة , وحساب وقتها الجزئي , ومدى ارتباطه مع باقى المواعيد الاخرى لباقي مهمات المشروع . مثل استخدام ( شبكة بيرت ) ,
وبرامج وحسابات ( بحوث العمليات ) .
فهذا يساعد على :
( 1 ) ( أ . ديل تيمب , A. Dale Timpe . 1991 , ص 12 ترجمة الدكتور هوانة )
(2 ) (سيباني , سنة النشر ( لاتوجد ) , ص 8 – 9 )
- ترتيب الاولويات ,
- اعطاء صورة واضحة وكبيرة , لوضع المنظمة , الحالي والمستقبلي .
- التركيز على الفرص المتاحة ,
- تقليل الجهد , والعمل بذكاء .
- سهولة تقييم مراحل العمل ,
- تحديد المخاطر ,
- تحديد مسارات النجاح
- التقليل من اضرار الحوادث المفاجئة , وذلك بالتخطيط للطوارئء
- عدم الوقوع في مصيدة , تداخل المواعيد .
" يجب استخدام واستغلال الوقت لامجرد تمضيته . ووقت المدير ذو قيمة كبيرة حقاً . وكلما ارتفع منصب الاداري ارتفعت اهمية استثمار الوقت لصالح المنظمة . وهذا الاستثمار , مثل معظم العوامل المهمة في العمل , يمكن ان يصبح اكثر فاعلية بطرق قليلة يوماً بعد يوم , وذلك لان الوقت استثمار ساعة بساعة , ويوماً بيوم . " ( 1 )
ولقد كان لسبق علماء الفضاء الروس في الوصول الى القمر , هو تركيزهم الشديد على عامل الوقت , وفيما اضاع الامريكان وقتاً طويلاً لاختراع قلم حبر يقاوم الجاذبية , استخدم الروس قلما عادياً لاستعماله داخل مركبة الفضاء .
وادرك ( جورج سيمنس ) ان الوقت عامل مهم داخل المنظمة , وذلك في اتخاذ القرارات الحاسمة التي لا تحتمل التأجيل ,
لذا استحدث, ما عرف بالسكرتارية التنفيذية , لاخطار اعضاء الادارة العليا , بالمعلومات اولاً بأولاً .
اذ ان وجود هذا الفريق الديناميكي الكبير , من 35 – 45 عضواً , والذي كان منتشراً على رقعة جغرافيا واسعة , ولًديه مشكلة اتصال كبيرة .
فقام سيمنس بتجميع هيئة صغيرة من الموظفين , المهمين , وكلفهم بمسئولية ابقاء جميع الاعضاء في فريق الادارة العليا , على علم بنشاطات , وقرارات بعضهم البعض بصورة مباشرة , وفورية .
" يعتبر الوقت من اهم موارد الحياة العملية في عالمنا الجديد .
كما تُعد ادارة الوقت من الاسس الرئيسية في تحقيق النجاح , حيث تتطلع المؤسسات الى استثمار القدر الاكبر من وقت الموظفين , وتمكينهم من استخدام الوقت بكفاءة , وبالتالي رفع القدرات التنافسية للمؤسسة " .( 2 )
كما ان ادارة وقت المنظمات , هي مجموع عمليات وعناصر وادوات واجراءات متداخلة ومتكاملة , فمنها مايتعلق بالجانب السلوكي , مرتبط بالعادات والتقاليد , وجانب ادراكي للمفاهيم والقيم , المتشكلة عبر سلسلة من التجارب والاحداث , وجانب اخر يعرف بروح المنظمة , وحسها الداخلي الذي تعارف عليه العمال , الموظفون والمدراء , وترتبط بالمهارات والمعارف الادارية المستفادة عبر الزمن , والمستفيدة بشكل مباشر من علم ادارة الاعمال , وعلم الاجتماع الصناعي , وعلم النفس , وعلم الاحصاء التطبيقي والنظري , وعلوم الاقتصاد والمحاسبة الادارية , وتتأثر ادارة وقت المنظمات كذلك بالبيئة الداخلية للمنظمة , كالتهوية , والاضاءة , وحجم الضوضاء . ونوع وطبيعة علاقات المستوى الرسمي , والمستوى غير الرسمي , او المستوى الموازي . او وجود اجواء من القهر والاجبار او تسود علاقات التسامح والثقة , والمحاسبة على الاداء والانجاز
( 1 )( وليام ر . ويلكينسن ,Wilkinson .William R, 1991 , ص 23 ترجمة هوانة )
( 2 ) ( حرب / ياسر , مدير التسويق والخدمات الادارية لمعهد دبي لتنمية الموارد البشرية )
, ومراعاة للأخطاء والضعف البشري .وتتاثر ايضاً بطبيعة وانواع الانشطة داخل المنظمة , وعلاقات الاجزاء ببعضها ثم علاقة الجزء بالكل , فلا توجد حركة او عمل قائم بذاته في العملية الادارية , فهناك علاقات تتم بالتنسيق , والتبادل . ومنها مايخضع للقرارات والتوجيهات الصادرة بشكل مباشر , ومنها ما يتاثر بشكل غير مباشر .
كما تتأثر ادارة وقت المنظمات بشكل رئيسي بالبيئة الخارجية ,
والتاثير الذي يعرف ب ( feed back ) , ومنظومة القوانين والعقلية السياسية السائدة التي تعمل في اطارها المنظمة .
والالمام بهذه العوامل وحسن ادراكها مجتمعة , يدفع المنظة لاستغلال الوقت , وايجاد افضل الوسائل للكف عن هدره . وبالتالي رفع كفاءة الانتاج , وتقليل النفقات والمصروفات الادارية , والوصول الى الاهداف المرغوبة , في فترات زمنية قياسية .
