السيطرة والرقابة على إدارة الوقت
ان التخطيط للوقت , من اجل ادارته بصورة فعالة , يتطلب عملية تنظيم للوقت وايجاد ادوات للرقابة والسيطرة , لضمان التاكد من ان الامور تسير حسب المخطط له .
ومن ضمن هذه الادوات ولاساليب , التي يمكن استخدامها هي :
1 - لوحة المشروع
2 - روزنامة توقيت التخطيط
3 - برنامج التحسين الدائم
4 - برنامج الخلاص من الهدر
5 - برنامج الالويات
6 - البرنامج الاسبوعي
7 - مفكرة المكتب
8 - برنامج للتأمل واعادة التقييم .
" ما ان تبداء باستخدام لوحة المشروع , روزنامة التخطيط , برنامج الالولويات , والبرنامج الاسبوعي , وبالتالي اليومي ,حتى تبداء بقطف ثمار هذا النظام كل يوم .. وستجد نفسك دون تفكير تتبع برنامجك اليومي بكل بساطة .
كل شيء .. حتى المشاريع الضخمة الطويلة الاجل , لن تعود ضخمة مهولة , حين تنقسم الى اجزاء صغيرة .. ولن يعود هناك ضرورة للقلق بعد اتمام التخطيط .. فأنت وفريقك المختص , ستنجز كل شيء .. خطوة خطوة .. وباعتيادك على ادارة الوقت , التخطيط للمشروع , التخطيط للشهر , للاسبوع وللايام , ستكتشف ان لديك الكثير من الوقت اكثر مما كنت تحلم . " ( 2 )
( 1 ) . لي , ادكوك . Lee et Adcock , 1991, ص 116, ترجمة هوانه )
( 2 ) (سيباني , سنة النشر ( لاتوجد ) ص 78 )
كما ان ادارة المنشأة , تقوم بدور واضح , للتحكم في الوقت من خلال :
"
- توسيع حدود العمل او تضييقه
- الاسراع او الابطاء في العمل
- التركيز على بعض الانشطة , وتخصيصها وتفضيلها على البعض الاخر . " ( 1 )
ولقد وضع ( Karl D . Hellwig )( 2 ) , مجموعة من الخطوات لقياس العمل والتحكم فيه بشكل ناجح :
1 - ابلغ الموظفين والمشرفين بكل شي
2 - راجع وحلل العمليات
3 - اعد اجراءات لتبسيط العمل وناقشه
4 - اجمع افضل الاقتراحات
5 - قم بتبسيط العمل قبل تحديد المعايير
6 - ارشد الموظف وادخل الطرق المطورة
7 - اعد قائمة بالعمليات وضع رموزا لها
8 - ادرس وقم بقياس العمليات , والاساليب الاربعة الاكثر شيوعاً للقياس هي :
ا - دراسة الوقت
ب – اختيار عينة العمل
ج – معرفة الوقت الحقيقي المقدر
د – القيم المحددة مسبقاً للوقت .
9 - ادخل طرقاً لوصف النشاط على الدوام
10 - ابلغ واستشر الادارة
11 - خطط وحسن الاداء
ويضع بيتر دراكر مواصفات خاصة باجهزة الرقابة , لكي نحصل على النتائج المرغوبة
والشروط التي تتضمنها هذه المواصفات هي ان تكون :
"
1- اقتصادية
2- ذات معنى
3- مناسبة
4- مطابقة
5- في الوقت الملائم
6- بسيطة
7- قابلة للعمل "
