clavier arabe lexilogos

هذ اللوحة تمكنك من كتابة الحروف العربية باستعمال لوحة مفاتيح لاتينية (فرنسية، انجليزية،..). مثال: لكتابة "ب" انقر "b" و"س" انقر "s"

   

D

S

s'

s

z

r

d'

d

H'

H

j

t'

t

b

a

-

y

w

h

n

m

l

k

q

f

g'

g

Z

T

بعد الانتهاء من الكتابة قم بتعليم النص ثم اضغط "Ctrl C" وعند لصقه اضغط "Ctrl V"

المزايا المتحققة من إدارة الوقت

المزايا المتحققة من إدارة الوقت

 وهنا نطرح السؤال التالي :    ماذا نستفيد من ادارة الوقت . والتي تعني اختيارك لحياتك التي ترغبها بشقيها الوظيفي والشخصي ؟

في الواقع ستتحقق لنا الكثير من المزايا والفوائد , والتي نجدها في الكتب والدراسات المختلفة التي عنت بادارة الوقت  .  لو افلحنا في إدارة الوقت بصورة صحيحة , ومن اهم هذه المزايا والفوائد  :

- ايجاد التوازن بين متطلبات الحياة

- عدم تشتت الجهد

- التركيز على الاهداف , والسعي لتحقيقها .

- زيادة الثقة في النفس ,

- التفكير بطريقة ايجابية , بناءة

- التركيز على الاهداف التي يمكن تحقيقها

- الانتباه للفرص المتاحة ,

- اداء الاعمال بطريقة دقيقة ومنهجية .

- القدرة على التفويض الفعال .

- التقليل من نزعة تسويف العمل .

- التمكن من ادارة الاجتماعات بشكل يضمن عدم اهدار الوقت

- سريان مفهوم روح الفريق . يفسرالناطقين بالانجليزية كلمة TEAM

T : Together 

E : Everyone

 :A Achieves

M : More

- التقليل من اثار ضغط العمل والاجهاد .

- تولد الشعور بالرضا , والاطمئنان ,

- استفادة الاخرين ممن حولك , وتزايد اهتمامهم باوقاتهم .

وذلك تحقيقاً لحكمة ( كونفوشيوس ) :

" ان المتميز لايبقى وحيداً بمفرده , فمن المؤكد انه سيجتذب له جيراناً " 

- ارتفاع روح المسئولية , وزيادة المهارات الادارية . 

      سابعاً  :  المنظور المستقبلي لإدارة الوقت 

ان تسارع وتيرة الاهتمام بادبيات , وتقنيات ادارة الوقت , وحرص الشركات , والمؤسسات الحديثة

الناجحة , على تطبيق مهارات ادارة الوقت , يعطي دلالات واضحة على ان  الشركات , والمؤسسات

تسعى لشغل مركز الصدارة في المستقبل, وتثبيت سمعتها في سوق المنافسة الحاد .

"   ونشير هنا إلى الإنتقال والتحول النوعي الذي شهده الفكر الإداري من التركيز على الحجم كأساس لتدعيم تنافسية المؤسسة من خلال وفورات الحجم التي تستفيد منها المنظمة والناتجة عن الإنتاج بكميات كبيرة، وهذا على خلاف اقتصاديات الوقت التي لا تعطي للحجم اعتبار بل ربما تتجه نحو تصغير الحجم بغية زيادة السرعة

     والمرونة، فهي تسعى إلى الاستفادة من الوقت والاستثمار فيه من خلال إدارته إدارة محكمة وفعالة تتيح لها تخفيض التكاليف، وخاصة أن المنظمات التي استطاعت التحكم في وقتها وإدارته إدارة فعالة هي التي تستطيع التفوق وغزو الأسواق، باعتبار أن التحكم في الوقت بشكل جيد يعني كسب ولاء العميل ليس فقط من ناحية التكاليف ولكن يتعدى ذلك ليشمل مختلف أبعاد اقتصاديات الوقت " ( 1 )

     وفق عالم دائم الحركة , وسريع التغير  , وفيه تبحث المنظمات بشكل دؤوب  عن طرق واساليب جديدة للمنافسة والتطور والنمو , لذا ستلعب ادارة الوقت دوراً حاسماً , في المستقبل , واهدار يوم لمدير اليوم , سيعني في القادم من الايام , ضياع شهر.

     وضياع شهر , سيعني ضياع سنة كاملة .

ثامناً   : التفويض وسيلة فعالة لادارة الوقت :

يعتبر التفويض من انجح الوسائل لادارة الوقت , وتفويض الصلاحيات والمسئوليات مهارة , لا يملكها الكثيرون .

ماهو التفويض ؟

يحدث الالتباس بين التفويض ,  والتخلي عن المسئوليات , وان اللجؤ الى التفويض هو هروب من تحمل مسئولية اداء الاعمال .

وكثيرون يخشون التفويض حتى لايتم اتهامهم بالكسل , والعزوف عن العمل ,   او انهم يخشون المخاطرة .

والتفويض في حقيقته هو ترك بعض من مهامك الى مرؤسيك , هذا اذا كنت مديرا .

 واذا لم تكن كذلك , فيمكنك التخلي عن بعض مهامك لزميلك ,  او ممن يحيط بك .

ولمعرفة ماهي المهام التي يمكنك تفويضها , ضع جدول تقسيم المهام حسب ترتيب ( ايزنهاور )

1 مهام هامة وعاجلة   : لا تفوض

2 مهام هامة غيرعاجلة : يمكن تفويض بعضها

3 مهام غير هامة وعاجلة : من الافضل تفويض بعضها

مهام غير هامة وغير عاجلة : يجب تفويضها

ويتطلب التفويض الفعال اتباع الاساليب الاتية :

- اتصالات واضحة وفعالة

- توجيه الاسئلة المحددة الدقيقة . وهل يحتاج الذين تم تفويضهم  ,  الى مزيد من المعلومات .

" تعرف الى ماذا يحتاج مرؤوسيك ليودوا العمل بكفاءة , ثم زودهم بهذه الاحتياجات " ( 2 )

- عدم انشغال الاخرين بمهام هامة وعاجلة

- متابعة تطورات المهام التي تم تفويضها

- عدم اهمال الاشخاص الذين تم التفويض لهم

     - منح السلطة والوسائل الضرورية لتفيذ المهمة

( 1 )    (   قلش / عبدالله , اتجهات حديثة في الفكر الاداري   مجلة علوم انسانية ,

( انترنت) السنة الخامسة: العدد 35: خريف 2007  - 5th Year: Issue 35 Automn

 ( 2 ) ( جاد /سامح , ادارة المستقبل , 13. 6 . 2005 )

- تحديد الاطار العام للنتائج النهائية

ميزات التفويض الفعال :

1       – يمنحك الوقت لاداء الاعمال المهمة والمعقدة

2       -  تهئية الفرصة للاخرين لاثبات مهاراتهم

3       -  تدريب الاخرين على تحمل المسئوليات وتطوير قدراتهم

" روح التدريب والتوجيه هي مساعدة الناس على ان يساعدوا انفسهم . عدد من المديرين الذين   نجحوا في استخدام هذا المدخل قد اخبروني ان سعادتهم برؤية مرؤوسيهم يكبرون في العمل كانت اكثر جوانب المهنة التي تكسبهم الرضا .

بالتأكيد فان مراقبة طلبتي في مرحلة الدراسات العليا وهم يزدادون معارف ومهارات من اكثر جوانب التحفيز الموجودة في عملي . " ( 1 )

4       - يقلل من تراكم الاعمال , والالتجاء الى التسويف

5       - يقلل من الوقت المستغرق في اتخاذ القرارات

6 - يمنحك الوقت الضائع في الإجراءات الروتينية .

ان معظم الناس يستهلكون من 30 الى 65 في المئة من اوقاتهم في اعمال روتينية

7       - الاستفادة من خبرات الاخرين ومواهبهم .

(1) (  ميتشل   ,   . Mitchell  1991  , ص 397 , ترجمة الدكتور هوانه  ) .

السيطرة والرقابة على إدارة الوقت

السيطرة والرقابة على إدارة الوقت

ان التخطيط للوقت , من اجل ادارته بصورة فعالة , يتطلب عملية تنظيم للوقت وايجاد ادوات للرقابة والسيطرة , لضمان التاكد من ان الامور تسير حسب المخطط له .

ومن ضمن هذه الادوات ولاساليب , التي يمكن استخدامها هي :

1 - لوحة المشروع

2 - روزنامة توقيت التخطيط

3 - برنامج التحسين الدائم

4 - برنامج الخلاص من الهدر

5 - برنامج الالويات

6 - البرنامج الاسبوعي

7 - مفكرة المكتب

8 - برنامج للتأمل واعادة التقييم .

" ما ان تبداء باستخدام لوحة المشروع , روزنامة التخطيط , برنامج الالولويات , والبرنامج الاسبوعي , وبالتالي اليومي ,حتى تبداء بقطف ثمار هذا النظام كل يوم .. وستجد نفسك دون تفكير تتبع برنامجك اليومي بكل بساطة .

كل شيء .. حتى المشاريع الضخمة الطويلة الاجل , لن تعود ضخمة مهولة , حين تنقسم الى اجزاء صغيرة .. ولن يعود هناك ضرورة للقلق بعد اتمام التخطيط .. فأنت وفريقك المختص , ستنجز كل شيء .. خطوة خطوة .. وباعتيادك على ادارة الوقت , التخطيط للمشروع , التخطيط للشهر , للاسبوع وللايام , ستكتشف ان لديك الكثير من الوقت اكثر مما كنت تحلم . " ( 2 )

( 1 )   . لي , ادكوك . Lee et Adcock ,  1991, ص 116, ترجمة هوانه )

           ( 2 ) (سيباني , سنة النشر ( لاتوجد )  ص 78 )

كما ان ادارة المنشأة ,  تقوم بدور واضح ,  للتحكم في الوقت من خلال :

"

-         توسيع حدود العمل او تضييقه

-          الاسراع او الابطاء في العمل

-         التركيز على بعض الانشطة ,  وتخصيصها وتفضيلها على البعض الاخر . " ( 1 )

ولقد وضع ( Karl D . Hellwig )( 2 ) ,  مجموعة من الخطوات لقياس العمل والتحكم فيه بشكل ناجح :

1       - ابلغ الموظفين والمشرفين بكل شي

2       - راجع وحلل العمليات

3       - اعد اجراءات لتبسيط العمل وناقشه

4       - اجمع افضل الاقتراحات

5       - قم بتبسيط العمل قبل تحديد المعايير

6       - ارشد الموظف وادخل الطرق المطورة

7       - اعد قائمة بالعمليات وضع رموزا لها

8       - ادرس وقم بقياس العمليات , والاساليب الاربعة الاكثر شيوعاً للقياس هي :

ا -  دراسة الوقت

ب – اختيار عينة العمل

ج – معرفة الوقت الحقيقي المقدر

د – القيم المحددة مسبقاً للوقت .

9 - ادخل طرقاً لوصف النشاط على الدوام

10 - ابلغ واستشر الادارة

11 - خطط وحسن الاداء

ويضع بيتر دراكر مواصفات خاصة باجهزة الرقابة , لكي نحصل على النتائج المرغوبة

والشروط التي تتضمنها هذه المواصفات هي ان تكون :

"

1-    اقتصادية

2-    ذات معنى

3-    مناسبة

4-    مطابقة

5-    في الوقت الملائم

6-    بسيطة

7-    قابلة للعمل  "

إستراتيجية إدارة الوقت

إستراتيجية إدارة الوقت

اولاً : المفهوم والأهمية

" تطلع الى المستقبل , لقد تم انشاؤه فعلاً "                                                                        

)                                                                                              B. de Jouvene)

                                                                

هل هنالك فعلا إدارة للوقت ؟ ماهي فلسفة ادارة الوقت ؟

                                                                            

     لكي نحصل على معنى واضح لاستراتيجية  ادارة الوقت نقول ان استراتيجية ادارة الوقت هي عكس معنى التشويش والاضطراب , وحياة الفوضى , وانعدام الرقابة والمسئولية . والاستغراق في الحاضر والتصرف وفق الافعال وردود الافعال . وغياب الرؤية واستشراف المستقبل , وعدم وجود خطط استراتيجية . وغياب الاحساس عند العاملين في المنظمة باهمية الوقت .   

وفي واقعنا المعاصر , اصبح الوقت عاملاً حاسماً امام المديرين ..  ومتخذي القرارات

في الادارات العليا .وايضا المدراء التنفيذيين في الادارات الوسطى .

ومدراء الاقسام ومسئولي العمال ( Supervisors ) , وفريق السكرتاريا .

" الكثيرون يخشون مايوحي به اسم ادارة الوقت من تعقيد .. لكن الواقع ان هذا هو بالضبط مايسهل الامور .. وهنا ننصح بالتبسيط فكلما كان النظام معقداً , كلما صعُب تطبيقه .

وبالتالي تخف قدرتك على تطبيقه , ويصبح معرضا للانهيار .. وبإمكانك تصميم نظام برمجة وقتك ليلائم احتياجاتك , وليكون مساعداً في تحقيق الاهداف .. لذلك يجب ان تستخدم مهاراتك لتقودك الى اهدافك , ولان تلتقي مع احتياجاتك , وتتناسب مع شخصيتك . " ( 1 )

 واوضح  (  الجريسي )  في تعريفه لمفهوم ادارة الوقت   : "  انها لاتنطلق الى تغييره , ولا الى تعديله , بل الى كيفية استثماره بشكل فعًال ,  ومحاولة تقليل الوقت الضائع هدراً , دون فائدة او انتاج , وبالتالي رفع انتاجية العاملين , خلال وقت عملهم المحدد "  . انتهى

ان مصطلح  ادارة الوقت هو مفهوم استراتيجي حديث , ينبع من الرؤية العامة لرسالة المنظمة , ويصاحب تقنيات هذا المفهوم والياته  ,  كل مرحلة من مراحل العملية الادارية او الانتاجية , للافراد , او الالات .

اذ ان معرفة  تنظيم الوقت , وكيفية ادارته , تساعدنا كثيراًعلى فهمه .

وتعرف استراتيجية ادارة الوقت بمفهومها الواسع بانها :

 الادراك الواعي بفن استخدام الوقت ,  والمعرفة العملية بكيفية استغلاله بفاعلية ,  من اجل زيادة الانتاجية , ورفع معدلات اداء الافراد ,  من اجل تحقيق الاهداف التي تم تحديدها . على ضو خطوط ومسارات واضحة ترسم معالم وشكل المنظمة في المستقبل .

وفي المنظومة الادارية , وهيكلية البناء الاداري ,  وتقسيمات الكوادر الوظيفية , ليس هناك بالمعنى المتعارف عليه ,  قسم ,  او وحدة ,  لادارة الوقت  في المنظمة , مثل قسم الانتاج , او ادارة الانتاج ,

 او وحدة متابعة العمليات الانتاجية , او ادارة التسويق . ا او مسئول , او مدير عن إدارة الوقت .  

بعض منا سمع بمقولة ( Just in time  )  وهو الانتاج والتسليم في الوقت المحدد  , وحيث الوقت الضائع يساوي صفر .

وهذه الكلمة استخدمت اول مرة في اليايان .

( 1 )( سيباني , سنة النشر ( لاتوجد ) ,  ص 33 )

حيث كان مركزها في السوق العالمية , ليست كالشكل التي علية الان , والمنتجات الغربية تتفوق على كل شي اخر .

واحد اكبر العوامل المساهمة , في هذا التحول الكبير , هو تطوير اليابان لاستخدام عامل الوقت .

والوقت المحدد بالذات ." ( 1  ) 

ان اول خطوة في استراتيجية ادارة الوقت هي تحديد الاهداف وذلك بتقسيمها الى ثلاثة مراحل

-         حالية او قريبة

-         قصيرة المدى

-         طويلة المدى

ويجب توضيح هذه الاهداف , ففي غياب الوضوح يصبح من المتعذر معرفة ان مانقوم به فعًالاً , او انه مضيع للوقت .

واساس الادارة الاستراتيجية هي الاهداف البعيدة المدى , فهي التي تمنح المنظمة القدرة على التنبوء بالمستقبل .

فيما تبقى الاهداف الحالية والمتوسطة , مراحل , وخطوات ضرورية لتنفيذ الاهداف البعيدة المدى .

وتتضمن هذه المراحل , تحديد اولويات الانجاز , فالاحداث والمخاطر الغير متوقعة يمكن بالتخطيط السليم للوقت , تجنبها , او التقليل من اثارها .

ويجب تقسيم جداول العمل والتعود على انجاز مهمة واحدة في العمل الواحد , وتخصيص وقت لاتربكه المقاطعات ,

وتخصيص وقت لانجاز المهام المتاخرة , حتى لايؤدي تراكمها , الى عرقلة المشروع , وتداخل الاعمال , واضاعة الوقت , في المدى البعيد .

وكذلك تفويض المهام , وتوضيح مدى المسئوليات .

وحين اتخاذ قرار بادارة الوقت , ضع في اعتبارك الاتي :

1 – نتائج القرار على اهدافي الشخصية

2 – نتائج القرار على اهداف المرؤوسين

3 – نتائج القرار على اهداف المنظمة ككل

- فوض القرارات  المتكررة , والاعمال الروتينية .

يجب على المدير الخروج من دائرة الاصرار على اداء الاعمال بنفسه , فهذه العادات مضيعة للوقت .وتاثيرها يكون سلبياً على الاهداف الاستراتيجية للمنظمة .

( 1 )  (  سيباني  , ص 8  , المرجع السابق )

" عندما يقوم الفرد بكل الاعمال تتولد عنده الرغبة والميل للقيام بها دائماً . وحتى التخطيط لايغير ان هناك 24 ساعة في اليوم . فلكي يتم انجاز اهداف المنظمة من الضروري تفويض المسئوليات "  ( 1 )

ثانياً :  أنواع إدارة الوقت

1 -  إدارة وقت الأفراد :

تقول الحكاية , بان ثمة حطاب , دأب على قطع الاشجار باتصال , وفي البداية كان يقطع عشرين شجرة في اليوم , بيد ان معدل الاشجار المقطوعة , اخذ في التناقص بمرور الوقت , وطفق يبذل مجهوداً اكبر ليقطع نفس كمية الاشجار , فاشار عليه صديقه , ان يشحذ فأسه .

 فاجاب الحطاب : انني لا املك الوقت , فعلي قطع المزيد من الاشجار .

ادارة وقت الافراد هي قدرة المديرين على استخدام افضل الامكانيات والوسائل المتاحة لزيادة انتاجية الافراد ورفع معدلات الاداء , وتقليل الوقت الضائع الى حدوده الدنيا .

. ومن خلال ادراك اهمية الوقت , وان ما ضاع منه لن يعود , علينا  ان نستخدمه بشكل  واعي بالتركيز على عاملي التخطيط والتنظيم ,.

وهو مورد محدد يملكه الجميع بنفس المقدار . فالاربع والعشرين ساعة , وهو محتوى اليوم , يتم توزيعه بالتساوي على كل البشر . والادارة الفاعلة هي التي تُحسن توجيه الافراد الى ادارة وقتهم بكفاءة وفعالية  .

" نظام ادارة الوقت مبني على الادارة الجيدة , وعلى دفع العاملين للعمل بافضل مايستطيعون و يجاهدون باستمرار الى ايصال النظام الى ابعد قليل في كل مرة . " (2)

وفي المجال التعليمي , يعرف الباحث التربوي ابراهيم عبد الكريم الحسين , عضو الجمعية السورية للعلوم النفسية والتربوية  . مهارة ادارة الوقت وتنظيمه , بانها :

 " قدرة الطالب , الذاتية

 او بمساعدة الاخرين , ( الاهل , المربين ) , على رسم مخطط زمني , ينتظم فيه اداء الطالب

الدراسي , ونشاطه , الاجتماعي , والترفيهي , سواء كان التخطيط , من اجل يوم , او اسبوع , او شهر , او حتى لعام دراسي كامل .

وحتى تكون ادارة الوقت وتنظيمه , فاعلة , ومنتجة , وتنعكس بشكل ايجابي , على مستقبل الطالب , يجب ان يكون لهذه الادارة , نقطة تركيز , بعيدة المدى , تسعى لتحقيقها "

وفي تعريف اخرلادارة وقت الافراد  بانه مهارة تعليم المرؤوسين على اداء الاعمال بصورة صحيحة , في الوقت الصحيح . لتحقيق الاهداف  المطلوبة .

وتتوقف نتائج  ادارة وقت  الافراد على عدة عناصر رئيسية  هي :

( 1 ) (سيباني , ص134 , المرجع السابق  )

( 2 ) ( فيرجينيا كافانه نيري , ليندا جان كولمان ,     Linda Jane Colman . Virginia Cavanagh Neri .  , 1991 , ص 499 ترجمة د . وليد عبد اللطيف هوانه)

1- ادراك المديرين باهمية تطوير الافراد

2- رغبة الافراد الصادقة بضرورة التطوير

3- وضوح الاهداف . وتجنب ان تكون غامضة او غير محددة كان تقول نرغب في رفع الانتاجية , وزيادة كفاءة العاملين  . دون ذكر لنسب او معايير يمكن قياسها

4- حدد الاجراءات التي يجب اتباعها

5- توفير الموارد الرئيسية التي تحتاجها لعملية التطوير,

راس مال , كتب , استشارات , معلومات متخصصة . اصدقاء مخلصون ,

ومن الاشياء التي يجب التركيز عليها في ادارة الافراد :

-         تشجيع الثقة في النفس , وايجاد الارادة القوية , فبواسطتهما نتمكن من تجاوز الفشل

-         التفاؤل , والنظر بايجابية , للمواقف المحبطة

-         التدريب على وضع اهداف جديدة

-         لا تخلط الاهداف

-         اعمل على ايجاد قاعدة اتصالات جيدة مع الاخرين

-         انشغل بكامل حواسك وافكارك مع الهدف المطلوب تحقيقه

-         تعامل مع المشاكل والصعوبات كفرصة للتعلم

-         فكر في النجاح , وساعد الاخرين على النجاح

-         عند نجاحك في تحقيق احد الاهداف , امنح نفسك ومرؤوسيك  مكافاءة

-         تحمل المسئولية الكاملة عن نتائج عملك .

-         تعلم الحكمة التي تقول

" ان المشاكل تنشاء من طريقة تعاملك مع الموقف , ولا تنشاء من الموقف نفسه "

-         اذا لم تسر الامور كما ينبغي , لا تتهم الاخرين , ابحث عن حلول , وانظر الى المستقبل .

-         الشجاعة وتحمل المسئولية تبعدان الشعور بالخوف من الفشل.

-         تعلم الافضل دائماً , وحلل طريقتك في العمل , واشرك مرؤوسيك في البحث عن حلول للمشاكل والعقبات التي تحول دون انجاز الاهداف .

-          

" الكثير من المديرين وجدوا طرقاً لتحسين ادارتهم للوقت , وقد حددوا عادات عملهم حتى يعملوا بفاعلية اكثر . لقد صقلوا مهاراتهم وتخصصاتهم ويستطيعون الان التركيز على ما يهم . لقد تعلموا ان يتأقلموا مع المقاطعات , وتغيير الظروف , والمطالب التي تُلقى عليهم من قبل الاخرين . لكن المهم اكثر هو ان بعض هولاء المديرين قد شاركوا الاخرين بأساليبهم ,

وخاصة اولئك الناس الذين يعملون لديهم ( مرؤوسيهم ) .

فالتوجيه الفعال والنشط لمرؤوسيهم , من خلال الاجتماعات ومن خلال المقابلات الفردية , اثمر تفاهماً متبادلاً لافضل الطرق للاستخدام الفعًال للوقت , مما أدى لانتاجية افضل , بقدر قليل جداً من الاحباط وبزيادة في الرضا الوظيفي للجميع . " ( 1 )  

ومن النصائح التي يوصي بها خبراء إدارة الوقت :

1-  تدريب العاملين على تقليل وقت التنقل , والاستفادة من تقنيات الاتصال الحديثة مثل الفاكس ,  والحاسوب الشخصي , لانجازبعض الاعمال , حتى لاتتراكم المهام المطلوب انجازها اثناء وقت العمل .

( 1 )   ارثر سونداك / ارثر  ,   Arthur Sondak,1991 ,  ص 309 , ترجمة / هوانه ) .

وتعليمهم مايسمى ( الوقت المرن ) , وهذا يساعدهم على التنقل في الساعات التي يقل فيها الازدحام .

2-  تدريب العاملين على الاستفادة من وقت الاسترخاء , وذلك بالتخطيط السليم للمكالمات الهاتفية اثناء السفر . مما يفسح المجال لاستغلال وقت عملهم الرسمي , دون معوقات هاتفية .اواية  مقاطعات اخرى .

 تقول السيدة ( سوزان تايلور ) , محررة مجلة ( ايسنس ) :

" أنا احب وقتي على الطائرة , انه وقت عظيم لانجاز عملي " .

فهي تحول الوقت الذي يبدو لغالبية الناس انه وقت ضائع , الى فرصة مناسبة لاداء الاعمال .  

3-  استخدام مفهوم ( التفويض المخطط ) , بين الادارة والعاملين

ويتحدد هذا المفهوم في خمس نقاط رئيسية :

"

-         التاكد من الشخص الذي تم تفويض العمل اليه انه لديه الوقت ويمتلك المهارة والقدرة على الاداء

-         اشرح ماينبغي ان يتم بالتفصيل  وضع حدود التفويض

-         اتفق على المستويات التي سيتم بها تقييم العمل

- اتفق على مواعيد محددة لتقديم تقرير عن العمل

- راقب النتائج , واعط التوجيه اذا لزم الامر دون تراجع . " ( 1 )

كما يؤكد خبير إدارة الوقت B . Eugene Griesman )  ) , على فاعلية استخدام المديرين لطريقة قوائم العمل عند ادارتهم لمرؤوسيهم .وذلك لضمان انجاز الاعمال ,  و لتجنب معوقات هدر الوقت وضياعه .

"   كلما اعطيت واجبات لمرؤوسيك , تأكد من انهم يحتفظون بقوائم للامور المطلوبة منهم . اطلب منهم في الاجتماعات التالية , ان يحضروا القوائم ويستعملوها كأساس لتقريرهم عن العمل .

اذا استخدمت القوائم بهذه الطريقة , فسوف تتأكد ان الواجب الذي امليته لم ينته الى النسيان " ( 2)

 2 -   إدارة وقت المنظمات

اذا كان الوقت هو الحياة , فان ادارة الوقت تعني الطريقة التي نختارها لندير بها حياتنا .

وان الواجبات دائما اكثر من الاوقات .

او كما يُقال في حالة المدير " وقت قليل ومهام كثيرة جداً "

ولذا فهي تتطلب اهتماماً بالغاً بالطريقة التي , نخطط بها اوقاتنا .

والادارة الفعالة للوقت , هي الطريقة التي تحسن بها استغلال الوقت ,

فاضافة 30 دقيقة الى الوقت المخصص للعمل , تعني اضافة شهر عمل كل سنة .

    وتبرز اهمية الوقت لدى المديرين من كون انشطتهم موزعة بين اداءالاعمال الادارية

 ( 1 ) ( How To Get More Done , طبعة منقحة , اعداد وترجمة / سامي بن تيسير سلمان , ص 101

( 2) (ب , اوجين جريسمان , B . Eugene Griesman  ,  , 1998ص 40 , ترجمة فريق بيت الافكار الدولية – امريكا -

   اليومية ,  وبين والتفكير والتأمل في انشطة وفرص واعمال الغد .

" ان اهم هدف في ادارة الوقت , بالنسبة للاداري , هو ان يجد لنفسه وقتاً اكبر تحت تصرفه , وهو الجزء

الوحيد من اليوم الذي يمكن للإداري أن يتحكم فيه ويدعي ملكيته فعلاً .

 فالوقت الخاص ضروري للتفكير والتخطيط وحل المشكلات باسلوب مبدع .

لاتقدم ادارة الوقت حلولاً للمشكلات الادارية , ولكنها تُخصص الوقت المُناسب الذي يمكن للمدير ان يجد الحلول , ويخطط للمستقبل , ويقيم مدى التقدم العام . " ( 1 )

والمنظمة الناجحة , هي التي تقوم بعملية تحليل للوقت , وذلك بتحديد كل انواع الانشطة التي تتم داخل   المنظمة . ثم تقوم باجراء الاختبارات التالية

1-    مدى ضرورة النشاط

2-    اختبار الخصوصية , بعدم اداء الاعمال خارج نطاق الاختصاص

3-    تطبيق معدل الكفاءة , وان الاعمال تودئ بالكفاءة المعيارية المطلوبة .

4-    وجود مواعيد محددة لبداية ونهاية كل عمل .

5-    مبداء اعادة التحليل .

اوصى  ( بيتر دراكر) ,  باعادة تحليل الوقت ,  مرة كل ستة اشهر على الاقل .

وقد ادركت  المنظمات اليابانية اهمية عامل الوقت في سوق المنافسة التجارية الواسع , فوضعته على رأس رؤيتها الاستراتيجية ,

" هكذا ولكي تكون الصناعة اليابانية , قادرة على المنافسة ويصبح المدراء , أكفاء حقاً , ويعتمد عليهم , كان لزاماً ان تخرج المنتوجات , ذات الكفاءة العالية , والسعر الرخيص , من مصانع صغيرة , واحياناً عتيقة ,

وبينما اجتمعت عدة مصانع مختلفة , للمساعدة على تحقيق هذا التقدم النوعي , كان السبب الرئيسي للنجاح ثلاثة خطوات :

-         تقدير المساحات

-         تبني تقنية انتاج نوعي جديد

-         تطوير نظام الانتاج

أي بالاختصار , برمجة الوقت , والتخطيط له . "( 2 )

واستطاعت اليابان , تقليل وقت الانتقال من خط انتاجي , الى اخر في صناعة السيارات , الى ثمانية دقائق , في الوقت الذي كانت تحتاج شركة فورد , لاداء نفس المهمة , الى ثماني ساعات .

ومراعاة عامل الوقت , خطوة اساسية ودقيقة , عند وضع الرؤية الاستراتيجية للمنظمة , وتحديد رسالتها . وتعمل ادارة المنظمة على التخطيط لادارة الوقت منذ وضع الاستعدادات الاولى , للمشروع والتجهيز له قبل ان يبداء . والاطلاع على المشروع بنظرة شمولية , ثم النظرة لكل مهمة منفردة , وحساب وقتها الجزئي ,  ومدى ارتباطه مع باقى المواعيد الاخرى لباقي مهمات المشروع . مثل استخدام  ( شبكة بيرت )  ,

 وبرامج  وحسابات ( بحوث العمليات ) . 

فهذا يساعد على :

( 1 ) ( أ . ديل تيمب , A. Dale Timpe  . 1991 , ص 12  ترجمة الدكتور هوانة )

(2 ) (سيباني , سنة النشر ( لاتوجد ) , ص 8 – 9 )

- ترتيب الاولويات ,

- اعطاء صورة واضحة وكبيرة , لوضع المنظمة , الحالي والمستقبلي .

- التركيز على الفرص المتاحة ,

- تقليل الجهد , والعمل بذكاء .  

- سهولة تقييم مراحل العمل ,

- تحديد المخاطر ,

- تحديد مسارات النجاح

- التقليل من اضرار الحوادث المفاجئة , وذلك بالتخطيط للطوارئء

- عدم الوقوع في مصيدة , تداخل المواعيد .

" يجب استخدام واستغلال الوقت لامجرد تمضيته . ووقت المدير ذو قيمة كبيرة حقاً . وكلما ارتفع منصب الاداري ارتفعت اهمية استثمار الوقت لصالح المنظمة . وهذا الاستثمار , مثل معظم العوامل المهمة في العمل , يمكن ان يصبح اكثر فاعلية بطرق قليلة يوماً بعد يوم , وذلك لان الوقت استثمار ساعة بساعة , ويوماً بيوم . " ( 1 ) 

ولقد كان لسبق علماء الفضاء الروس في الوصول الى القمر , هو تركيزهم الشديد على عامل الوقت , وفيما اضاع الامريكان وقتاً طويلاً لاختراع قلم حبر يقاوم الجاذبية , استخدم الروس قلما عادياً لاستعماله داخل مركبة الفضاء .

وادرك ( جورج سيمنس ) ان الوقت عامل مهم داخل المنظمة , وذلك في اتخاذ القرارات الحاسمة التي لا تحتمل التأجيل ,

 لذا استحدث, ما عرف بالسكرتارية التنفيذية , لاخطار اعضاء الادارة العليا , بالمعلومات اولاً بأولاً .

اذ ان وجود هذا الفريق الديناميكي الكبير , من 35 – 45 عضواً , والذي كان منتشراً على رقعة جغرافيا واسعة , ولًديه مشكلة اتصال كبيرة .

فقام سيمنس بتجميع هيئة صغيرة من الموظفين , المهمين , وكلفهم بمسئولية ابقاء جميع الاعضاء في فريق الادارة العليا , على علم بنشاطات , وقرارات بعضهم البعض بصورة مباشرة , وفورية .

" يعتبر الوقت من اهم موارد الحياة العملية في عالمنا الجديد .

كما تُعد ادارة الوقت من الاسس الرئيسية في تحقيق النجاح , حيث تتطلع المؤسسات الى استثمار القدر الاكبر من وقت الموظفين  , وتمكينهم من استخدام الوقت بكفاءة , وبالتالي رفع القدرات التنافسية للمؤسسة " .( 2 )

 كما ان ادارة وقت المنظمات ,  هي مجموع عمليات وعناصر وادوات واجراءات متداخلة ومتكاملة , فمنها مايتعلق بالجانب السلوكي ,  مرتبط بالعادات والتقاليد , وجانب ادراكي للمفاهيم والقيم , المتشكلة عبر سلسلة من التجارب والاحداث , وجانب اخر يعرف بروح المنظمة , وحسها الداخلي الذي تعارف عليه العمال ,  الموظفون والمدراء , وترتبط بالمهارات والمعارف الادارية المستفادة عبر الزمن , والمستفيدة بشكل مباشر من علم ادارة الاعمال , وعلم الاجتماع الصناعي , وعلم النفس , وعلم الاحصاء التطبيقي والنظري , وعلوم الاقتصاد والمحاسبة الادارية , وتتأثر ادارة وقت المنظمات كذلك بالبيئة الداخلية للمنظمة ,  كالتهوية , والاضاءة , وحجم الضوضاء . ونوع وطبيعة علاقات المستوى الرسمي , والمستوى غير الرسمي , او المستوى الموازي . او وجود اجواء من القهر والاجبار او تسود علاقات التسامح والثقة  , والمحاسبة على الاداء والانجاز

( 1 )( وليام ر . ويلكينسن ,Wilkinson .William  R, 1991 , ص  23 ترجمة هوانة )

( 2 ) ( حرب / ياسر , مدير التسويق والخدمات الادارية لمعهد دبي لتنمية الموارد البشرية )

, ومراعاة للأخطاء والضعف البشري .وتتاثر ايضاً بطبيعة وانواع الانشطة داخل المنظمة , وعلاقات الاجزاء ببعضها ثم علاقة الجزء بالكل , فلا توجد حركة او عمل قائم بذاته في العملية الادارية , فهناك علاقات تتم بالتنسيق , والتبادل . ومنها مايخضع للقرارات والتوجيهات الصادرة بشكل مباشر ,  ومنها ما يتاثر بشكل غير مباشر .

كما تتأثر ادارة وقت المنظمات بشكل رئيسي بالبيئة الخارجية ,

والتاثير الذي يعرف ب ( feed back  ) , ومنظومة القوانين والعقلية السياسية السائدة  التي تعمل في اطارها المنظمة .

والالمام بهذه العوامل وحسن ادراكها مجتمعة , يدفع المنظة لاستغلال الوقت , وايجاد افضل الوسائل للكف عن هدره . وبالتالي رفع كفاءة الانتاج , وتقليل النفقات والمصروفات الادارية , والوصول الى الاهداف المرغوبة , في فترات زمنية قياسية .