المزايا المتحققة من إدارة الوقت

المزايا المتحققة من إدارة الوقت

 وهنا نطرح السؤال التالي :    ماذا نستفيد من ادارة الوقت . والتي تعني اختيارك لحياتك التي ترغبها بشقيها الوظيفي والشخصي ؟

في الواقع ستتحقق لنا الكثير من المزايا والفوائد , والتي نجدها في الكتب والدراسات المختلفة التي عنت بادارة الوقت  .  لو افلحنا في إدارة الوقت بصورة صحيحة , ومن اهم هذه المزايا والفوائد  :

- ايجاد التوازن بين متطلبات الحياة

- عدم تشتت الجهد

- التركيز على الاهداف , والسعي لتحقيقها .

- زيادة الثقة في النفس ,

- التفكير بطريقة ايجابية , بناءة

- التركيز على الاهداف التي يمكن تحقيقها

- الانتباه للفرص المتاحة ,

- اداء الاعمال بطريقة دقيقة ومنهجية .

- القدرة على التفويض الفعال .

- التقليل من نزعة تسويف العمل .

- التمكن من ادارة الاجتماعات بشكل يضمن عدم اهدار الوقت

- سريان مفهوم روح الفريق . يفسرالناطقين بالانجليزية كلمة TEAM

T : Together 

E : Everyone

 :A Achieves

M : More

- التقليل من اثار ضغط العمل والاجهاد .

- تولد الشعور بالرضا , والاطمئنان ,

- استفادة الاخرين ممن حولك , وتزايد اهتمامهم باوقاتهم .

وذلك تحقيقاً لحكمة ( كونفوشيوس ) :

" ان المتميز لايبقى وحيداً بمفرده , فمن المؤكد انه سيجتذب له جيراناً " 

- ارتفاع روح المسئولية , وزيادة المهارات الادارية . 

      سابعاً  :  المنظور المستقبلي لإدارة الوقت 

ان تسارع وتيرة الاهتمام بادبيات , وتقنيات ادارة الوقت , وحرص الشركات , والمؤسسات الحديثة

الناجحة , على تطبيق مهارات ادارة الوقت , يعطي دلالات واضحة على ان  الشركات , والمؤسسات

تسعى لشغل مركز الصدارة في المستقبل, وتثبيت سمعتها في سوق المنافسة الحاد .

"   ونشير هنا إلى الإنتقال والتحول النوعي الذي شهده الفكر الإداري من التركيز على الحجم كأساس لتدعيم تنافسية المؤسسة من خلال وفورات الحجم التي تستفيد منها المنظمة والناتجة عن الإنتاج بكميات كبيرة، وهذا على خلاف اقتصاديات الوقت التي لا تعطي للحجم اعتبار بل ربما تتجه نحو تصغير الحجم بغية زيادة السرعة

     والمرونة، فهي تسعى إلى الاستفادة من الوقت والاستثمار فيه من خلال إدارته إدارة محكمة وفعالة تتيح لها تخفيض التكاليف، وخاصة أن المنظمات التي استطاعت التحكم في وقتها وإدارته إدارة فعالة هي التي تستطيع التفوق وغزو الأسواق، باعتبار أن التحكم في الوقت بشكل جيد يعني كسب ولاء العميل ليس فقط من ناحية التكاليف ولكن يتعدى ذلك ليشمل مختلف أبعاد اقتصاديات الوقت " ( 1 )

     وفق عالم دائم الحركة , وسريع التغير  , وفيه تبحث المنظمات بشكل دؤوب  عن طرق واساليب جديدة للمنافسة والتطور والنمو , لذا ستلعب ادارة الوقت دوراً حاسماً , في المستقبل , واهدار يوم لمدير اليوم , سيعني في القادم من الايام , ضياع شهر.

     وضياع شهر , سيعني ضياع سنة كاملة .

ثامناً   : التفويض وسيلة فعالة لادارة الوقت :

يعتبر التفويض من انجح الوسائل لادارة الوقت , وتفويض الصلاحيات والمسئوليات مهارة , لا يملكها الكثيرون .

ماهو التفويض ؟

يحدث الالتباس بين التفويض ,  والتخلي عن المسئوليات , وان اللجؤ الى التفويض هو هروب من تحمل مسئولية اداء الاعمال .

وكثيرون يخشون التفويض حتى لايتم اتهامهم بالكسل , والعزوف عن العمل ,   او انهم يخشون المخاطرة .

والتفويض في حقيقته هو ترك بعض من مهامك الى مرؤسيك , هذا اذا كنت مديرا .

 واذا لم تكن كذلك , فيمكنك التخلي عن بعض مهامك لزميلك ,  او ممن يحيط بك .

ولمعرفة ماهي المهام التي يمكنك تفويضها , ضع جدول تقسيم المهام حسب ترتيب ( ايزنهاور )

1 مهام هامة وعاجلة   : لا تفوض

2 مهام هامة غيرعاجلة : يمكن تفويض بعضها

3 مهام غير هامة وعاجلة : من الافضل تفويض بعضها

مهام غير هامة وغير عاجلة : يجب تفويضها

ويتطلب التفويض الفعال اتباع الاساليب الاتية :

- اتصالات واضحة وفعالة

- توجيه الاسئلة المحددة الدقيقة . وهل يحتاج الذين تم تفويضهم  ,  الى مزيد من المعلومات .

" تعرف الى ماذا يحتاج مرؤوسيك ليودوا العمل بكفاءة , ثم زودهم بهذه الاحتياجات " ( 2 )

- عدم انشغال الاخرين بمهام هامة وعاجلة

- متابعة تطورات المهام التي تم تفويضها

- عدم اهمال الاشخاص الذين تم التفويض لهم

     - منح السلطة والوسائل الضرورية لتفيذ المهمة

( 1 )    (   قلش / عبدالله , اتجهات حديثة في الفكر الاداري   مجلة علوم انسانية ,

( انترنت) السنة الخامسة: العدد 35: خريف 2007  - 5th Year: Issue 35 Automn

 ( 2 ) ( جاد /سامح , ادارة المستقبل , 13. 6 . 2005 )

- تحديد الاطار العام للنتائج النهائية

ميزات التفويض الفعال :

1       – يمنحك الوقت لاداء الاعمال المهمة والمعقدة

2       -  تهئية الفرصة للاخرين لاثبات مهاراتهم

3       -  تدريب الاخرين على تحمل المسئوليات وتطوير قدراتهم

" روح التدريب والتوجيه هي مساعدة الناس على ان يساعدوا انفسهم . عدد من المديرين الذين   نجحوا في استخدام هذا المدخل قد اخبروني ان سعادتهم برؤية مرؤوسيهم يكبرون في العمل كانت اكثر جوانب المهنة التي تكسبهم الرضا .

بالتأكيد فان مراقبة طلبتي في مرحلة الدراسات العليا وهم يزدادون معارف ومهارات من اكثر جوانب التحفيز الموجودة في عملي . " ( 1 )

4       - يقلل من تراكم الاعمال , والالتجاء الى التسويف

5       - يقلل من الوقت المستغرق في اتخاذ القرارات

6 - يمنحك الوقت الضائع في الإجراءات الروتينية .

ان معظم الناس يستهلكون من 30 الى 65 في المئة من اوقاتهم في اعمال روتينية

7       - الاستفادة من خبرات الاخرين ومواهبهم .

(1) (  ميتشل   ,   . Mitchell  1991  , ص 397 , ترجمة الدكتور هوانه  ) .